DSGVO sicher umsetzen in Ihrem SAP HCM System – HR HEUTE.

In der Theorie ist die DSGVO verstanden – aber wie setzen Sie die Anforderungen in Ihrem SAP HCM-System um und worauf kommt es an?

Das Thema „Datenschutz“ ist wahrlich nicht neu – aber nie waren die angedrohten Strafen und Bußgeldzahlungen so enorm wie seit dem 25.05.2018! Sich jetzt mit diesen Daten zu beschäftigen macht daher Sinn. Trotzdem stehen viele Firmen noch vor der Herausforderung, die darin enthaltenen Anforderungen, aber auch die landesspezifischen Datenschutzbestimmungen möglichst zügig in den IT-Systemen umzusetzen.

Wir haben unseren Datenschutzexperten zum aktuellen Stand befragt:

Wer sich auch heute noch schwer mit dem Thema Datenschutz und der Umsetzung in seinen HR-Systemen tut – was kann er machen, um möglichst schnell rechtskonform zu agieren? 

Als allererstes kann sich ein Unternehmen diese Fragen beantworten:

• Wo verarbeite ich personenbezogene Daten?
• Wie lange arbeite ich mit personenbezogenen Daten?
• Wie lange bewahre ich personenbezogene Daten auf?
• Welche personenbezogenen Daten geben wir an Dritte weiter?

Denn nur wenn ich weiß, welche Daten ich wie und weshalb im Einsatz habe, kann ich ihre geplante „Lebensdauer“ genau bestimmen.

Oft fällt der Name SAP ILM – Information Lifecycle Management. Löst das alle Probleme?

Ja, als technische Lösung wird sehr schnell das ILM genannt. Seit SAP für die Umsetzung der Datenlöschung gemäß EU-DSGVO das Produkt lizenzkostenfrei gestellt hat, haben viele Kunden die Vorstellung, dass dies „schnellstmöglich“ eingerichtet werden kann. Bevor wir aber zur technischen Implementierung kommen, hilft eine Fachkonzeptphase, um alle technischen Möglichkeiten zu bewerten. Danach können wir klare Empfehlungen aussprechen, ob das SAP ILM bereits genug abdeckt oder unser DSGVO-Paket zusätzlich benötigten Mehrwert bringt.

Hier kommt das DSGVO-Paket ins Spiel. Wieso? Reicht das SAP ILM aus Deiner Sicht nicht aus?

Die Erfahrungen aus einer Reihe von DSGVO-Projekten und die Diskussionsergebnisse in unterschiedlichen Arbeitsgruppen direkt mit den Kunden haben gezeigt, dass es Bedarf für eine Erweiterung des SAP ILM gibt. Daraufhin haben wir ein eigenes Add-On entwickelt – das DSGVO-Paket.

Was hat das DSGVO-Paket Add-On, was das SAP ILM nicht hat?

Beispiel 1: So stellt die Vorabermittlung der betroffenen Personalfälle im SAP ILM eine kaum zu lösende Herausforderung dar, für die wir mit der intelligenten Vorselektion eine kundenfreundliche Lösung anbieten.

Beispiel 2: Eine weitere Anforderung war die möglichst einfache Löschung von mehreren Personalnummern. SAP hat hierzu erst vor einiger Zeit ein entsprechendes ILM-Objekt ausgeliefert. Wir haben den Kunden eine Lösung zur Verfügung gestellt, mit der ohne weitere Programmierung eine Anzahl von Personalfällen inklusive der kundeneigenen Tabellen im 4-Augen-Prinzip gelöscht werden können.

Was sind aus Deiner Sicht die Vorteile des DSGVO-Pakets für unsere Kunden?

Jede Menge natürlich (lacht). Die Vorteile ergeben sich aus der einfachen und sicheren Handhabung, z. B.:

• Personalfälle für die Datenlöschung nach den betrieblichen Anforderungen zu selektieren oder auszuschließen
• Personalnummern vollständig aus Produktivsystemen zu löschen
• die erforderliche Datenqualität der zu löschenden Daten herzustellen
• Datensätze aus (kundeneigenen) Infotypen zu löschen
• Datensätze aus (kundeneigenen) Tabellen zu löschen
• eine Plattform für Benutzer und Benutzerinnen anzubieten, die mit der Umsetzung der EU-DSGVO aus technischer Sicht betraut sind

Zu guter Letzt noch eine wichtige Frage: Wie schnell ist das DSGVO-Paket einsetzbar?

Das kommt sehr darauf an, wie weit der Kunde ist. Wenn Sie als Kunde schon wissen, was Sie wann löschen wollen, ist unser Tool sofort einsetzbar und Sie müssen nur noch die Regeln einpflegen.