Frühjahrsputz im Recruiting: 7 praktische Tipps

Mindestens einmal im Jahr sollte man seine Prozesse hinterfragen, Datenmüll entsorgen und sich von Altlasten befreien. 7 Tipps fürs Recruiting.

Ok, Marie Kondo kommt nicht persönlich vorbei und hat sich unseres Wissens auch noch nicht mit dem Thema Recruiting befasst. Doch wir haben uns von der berühmten Aufräum-Beraterin inspirieren lassen. Denn auch Prozesse und interne Abläufe wollen regelmäßig ausgemistet werden.

Ausmisten I: Korrespondenzvorlagen entschlanken

Geht es Ihnen hier wie mit dem eigenen Kleiderschrank? Alles voll, aber nichts Passendes dabei? Vorlagen haben die Angewohnheit, schleichend zuzulegen. Aus einem Sonderfall - "das fehlt wirklich und ist unbedingt noch notwendig" - wird schnell ein undurchschaubarer Wust für jede Eventualität. Beispiele gefällig?

• Absageschreiben - nach dem 1. Interview, für Azubistellen, mit Info nächster Durchgang, etc.
• Zwischeninformation - Auswahl dauert länger, nach Assessment, nach Telefoninterview, etc.
• Aufforderung Talentpool Registrierung - besondere Wertschätzung, nach Absage bei 2. Interview, etc.

Sicher kennen Sie weitere Korrespondenzvorlagen, die wenige Einzelfälle betreffen. Diese sind im Sonderfall absolut zutreffend, benötigen aber sicherlich keine eigene Vorlage. Daher empfehlen wir Ihnen ein paar einfache Grundregeln, um zusammen im Recruiting Team die Vorlagen auszumisten:

1. Behalten Sie wenige, aber machen Sie diese gut.
2. Setzen Sie sich ein knappes, aber realistisches Limit (z. B. max. 10 Vorlagen).
3. Seien Sie im Text authentisch, herzlich und verbindlich.
4. Versuchen Sie, Floskeln zu vermeiden.
5. Prüfen Sie den Inhalt (nochmals) auf AGG-Konformität.

Zeit für Neues I: Stellenausschreibung verjüngen

Mal Hand aufs Herz: Sehen Ihre Stellenausschreibungen noch zeitgemäß aus? Und selbst wenn Sie zustimmen - was sagen jüngere Kollegen oder Profis aus Ihrer Marketingabteilung? So wie Webseiten einem grafischen Wandel unterliegen, so sieht es auch bei ihren Stellenausschreibungen und -anzeigen aus. Um das anzupacken gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Entweder Sie trauen sich selbst eine Generalüberholung zu (bitte nur, wenn jemand in Ihrem Recruiting Team grafisch begabt und technisch versiert ist) oder Sie suchen sich einen Grafiker / Webdesigner / IT-Berater dafür.
2. Oder Ihre Marketingabteilung ist sowieso dafür zuständig (Stichwort: Corporate Design) und Sie stoßen ein gemeinsames Make-Over an.

Egal, wie Sie sich entscheiden, im Zweifel gilt lieber mehr Budget ausgeben. Wenn Sie jetzt knapp bei Kasse sind, lohnt sich der Blick auf Ihre Ausgaben für Stellenanzeigen: Sind Ihre Ausschreibungskanäle überhaupt noch effizient? Welcher Kanal beschert Ihnen die qualifiziertesten Bewerber? Sollten Sie vielleicht mehr online schalten und stattdessen Print-Budget einsparen? Auf jeden Fall hilft ein moderner und professioneller Auftritt, um auf Ihre Vakanz und Ihr Unternehmen aufmerksam zu machen. Am besten Fragen Sie Ihre einzelnen Teammitglieder, was sich jeweils besonders gelohnt hat im letzten Jahr.

Zeit für Neues II: Die eine, große Sache

Gerade zu Jahresanfang oder wenn mit dem Frühling neuer Schwung kommt, empfehlen wir, mit Ihrem Team zu brainstormen, welche Recruiting-Initiativen Sie im laufenden Jahr angehen wollen. Wagen Sie etwas Neues, Innovatives! Ohne neue Impulse verliert auch Ihr Team an Motivation und aus guten Recruitern werden Gewohnheits-Recruiter. Vielleicht hilft es Ihnen, sich an einem Wettbewerb zu beteiligen? Dann haben Sie eine klare Deadline und Druck von außen, dass es nicht versandet.

Was könnte Ihre Initiative sein? Dafür gibt es kein Patentrezept. Es hilft, wenn Sie sich Ihre Herausforderungen anschauen: Was drückt Sie im Recruiting am meisten? Welche Kennzahl würden Sie gerne verbessern? Welches Feedback kommt von Bewerberseite? Was sagen Ihre Mitarbeiter zu Ihrer Recruitingarbeit?

Falls Ihre Idee steht, aber das Geld knapp ist: Planen Sie bereits jetzt Budget für Ihre große Idee im nächsten Geschäftsjahr ein! Und vereinbaren Sie klare Schritte, damit es auch auf lange Sicht nicht im Tagesgeschäft untergeht.

Ausmisten II: Datenschutz prüfen

Einmal im Jahr sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich Ihrem Datenschutz zu widmen. Folgende Fragen helfen dabei zu klären, ob Ihr Recruiting Team beruhigt dem Datenschutzbeauftragten in die Augen schauen kann:

• Ist Ihre Datenschutzerklärung für Bewerber noch rechtlich auf dem neusten Stand? Wenn Sie keine Ahnung haben, dann ruhig rechtlich nochmals prüfen lassen.
• Ist Ihre Datenschutzerklärung noch inhaltlich richtig? Stimmt das, was Sie versprechen, mit Ihrem Prozess überein?
• Leben Sie Ihren versprochenen Prozess? Auf gut Deutsch: Sind Sie sicher, dass alle relevanten Datenlöschungen auch vorgenommen wurden und auch konform zu den gestellten Fristen?
• Wissen dies z. B. auch Ihre Führungskräfte? Sind alle Bewerbungsunterlagen, die per Email versendet oder ausgedruckt wurden, wirklich vernichtet?
• Sollten Sie gegebenenfalls ein kurzes Online-Training als Auffrischung anbieten?
• Wenn Sie ein Recruiting-System unterstützt: Prüfen Sie, ob im System alle Einstellungen konform mit Ihrer Datenschutzerklärung eingerichtet sind. Übersteigt das Ihre technischen Fähigkeiten, dann fragen Sie Ihren IT-Spezialisten dazu.

Datenschutz mag nicht die spannendste Aufgabe sein. Aber es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.

Feedback Time I: So wollen wir arbeiten

Meist besteht der Arbeitstag eines Recruiters aus vielen Aufgaben, welche oft ad-hoc reinschneien und den Zeitplan durcheinanderwirbeln. Um das zu kompensieren, erarbeitet sich oft jeder eine eigene Strategie oder Abkürzung zum Ziel.

Wie wäre es mit einem offenen Gespräch im Team über Abläufe und Prozesse im Recruitingalltag? Meist liegen Wunsch und Wirklichkeit auseinander und der auf Papier vorgegebene Prozess passt einfach nicht zu Ihrem Arbeitsalltag.

Am besten eignet sich dafür ein Team-Meeting, dass nicht zwischen Tür und Angel stattfindet, sondern eher einem Strategie-Tag mit Teambuilding ähnelt. Nehmen Sie sich Zeit. Offenheit und Vertrauen, auch unangenehme Wahrheiten auszusprechen, benötigen Raum. Folgende Fragen könnten dabei im Mittelpunkt stehen:

• Welche (Teil-)Prozesse laufen reibungslos?
• Stimmt bei diesen auch die Qualität des Ergebnisses?
• Bei welchen Abläufen stehen oft Hindernisse im Weg?
• Wie werden diese umgangen und warum?
• Gibt es einen besseren Weg (bzw. Prozess), um an das Ziel mit dem erwünschten Ergebnis zu kommen?
• Was sind Ziele und gewünschten Ergebnisse im Detail?

Also diskutieren Sie offen, was besser gemacht werden kann, vor allem realitätsnah.

Feedback Time II: Der Auftraggeber ist König

Wagen Sie es und fragen Sie doch mal Ihre Führungskräfte, ob Sie mit dem Service Ihres Recruiting Teams zufrieden sind. Meist verläuft die "Auftragsvergabe" hektisch unter Zeitdruck. Auch Ihr Service soll am besten bereits morgen den passenden Kandidaten liefern. Oft bleibt so keine Zeit für Reflektion und echtes Feedback.

Egal, ob Sie Ihre Führungskräfte mit einem kurzen Fragebogen anonym befragen oder lieber direkt ins Gespräch gehen, wichtig ist die Wertschätzung des Austauschs. Nehmen Sie alle Punkte mit und geben Sie gewissenhaft eine Antwort darauf. Gehen Sie auch auf Punkte ein, die Sie nicht so sehen oder welche für Sie eher absurd oder schlicht falsch sind. Genau diese Wertschätzung schafft das Verständnis, dass Sie sich als echter Dienstleister sehen und sich auch verbessern wollen. Klar, dass nicht alles durch Ansprechen besser wird. Aber eine Erklärung, warum manches nicht (leicht) geändert werden kann (rechtliche Anforderungen, Vorgaben der Geschäftsleitung, leer gefegter Bewerbermarkt), hilft, den anderen besser zu verstehen.

Trotzdem ist auch ein konkretes Ergebnis wichtig. Was könnte wie besser laufen? Nehmen Sie sich vor, 3 Maßnahmen zur Verbesserung konkret umzusetzen und nachzuverfolgen.

Zeit für Neues III: Software-Unterstützung, die wirklich hilft

Software ist für die einen zum gähnen, für die anderen ein rotes Tuch. Gleichzeitig ist uns allen bewusst, dass ohne gute Software-Unterstützung unser Arbeitsleben nicht mehr funktioniert. Ab einer bestimmten Größenordnung (Aufgaben, Daten, Kandidaten, offene Stellen, etc.) macht ein "Superhirn" einfach Sinn.

Folgende Fragen sind nützlich, um den aktuellen Stand Ihrer IT-Unterstützung zu scannen/beurteilen:

Ohne Software bisher:

• Haben wir die kritische Größenordnung erreicht? Sprich, haben wir Mühe so weiterzuarbeiten wie bisher - bei gleichbleibender Qualität?
• Können wir alle rechtlichen AGG- und DSGVO-Anforderungen sicherstellen?
• Sind wir gewappnet für eine Zukunft mit sich weiter verstärkenden Fachkräftemangel?
• Wären wir bereit, Budget für eine Modernisierung einzusetzen?
• Wenn ja, können wir eine Aufwand-Nutzen-Kalkulation dazu erstellen, um unsere Geschäftsleitung zu überzeugen?

Mit Software:

• Wie sieht unsere bisherige IT-Unterstützung aus? Gibt es (zu) viele Schnittstellen? Gehen Informationen verloren? Verlieren wir zu viel Zeit im Prozess?
• Wie lange ist die Software bereits im Einsatz? Haben wir regelmäßig geprüft, ob es nützliche Weiterentwicklungen oder neue Funktionen gab?
• Ist unsere Software DSGVO-konform? Können wir alle Datenlöschungen durchführen und nachvollziehen?
• Erfüllt die jetzige Software unsere heutigen und vor allem zukünftigen Anforderungen?

Wenn Sie SAP SuccessFactors im Einsatz haben, empfehlen wir einen informativen Beitrag für die richtigen Datenschutz-Einstellungen für Sie.

Fazit

Wer stehenbleibt, fällt zurück. Hört man nicht gerne, ist aber so. Und während Sie sich das in manchen Prozessen von mir aus noch als "traditionsbewusst" und "verlässlich" schön reden können, dass ihr Leistungsbeurteilungsprozess schon seit Ewigkeiten der gleiche ist, funktioniert das im Recruiting nicht. Denn Recruiting ist Wettbewerb. Bei dem es nicht für jeden einen Trostpreis gibt, sondern nur die besten am Ende Fachkräfte bekommen.

Deshalb ist es so wichtig, sich regelmäßig Zeit zu nehmen, die eigene Situation im Recruiting zu überprüfen. Kritisch zu hinterfragen, auszumisten und neues zu probieren. Dann klappts auch bald wieder mit den Kandidaten.