Gehaltsrunden müssen keine Qual sein – Excel ade

Gehaltsanpassungen sind oft aufwendig und fehleranfällig. Digitale Lösungen vereinfachen den Prozess. Wir geben Tipps und Lösungsansätze bei der Umsetzung.

Wenn die Geschäftsleitung ihren Etat für das nächste Jahr verkündet hat, wissen die Personalabteilungen vieler mittelständischer Betriebe genau, was auf sie zukommt: Für jeden Bereich und jede Abteilung müssen sie unter Umständen noch Excel-Sheets mit den Daten der Mitarbeitenden an die Vorgesetzten per Mail verschicken mit der Frage: Wie hoch fällt die Erhöhung für jeden einzelnen Beschäftigten aus, die keinem Tarif unterworfen sind?

Herkömmliches Vorgehen

Wird das Gesamtbudget für das nächste Jahr zum Beispiel um drei Prozent erhöht, ist es Aufgabe der Führungskraft, innerhalb ihres Teams festzulegen, wie groß das „Kuchenstück“ für jeden einzelnen Mitarbeitenden werden darf. Die Führungskraft in einem mittelständischen Unternehmen arbeitet mit einem Excel-Sheet, das die Daten der Mitarbeitenden (Monats-/Jahresgehalt und evtl. Zulagen) enthält. Falls die Personalabteilung bereits Leistungsdaten oder statistische Informationen wie die relative Lage im Gehaltsband erhebt, können die Verantwortlichen auch diese Daten nutzen, um die Höhe der unterschiedlichen Anpassung im Einzelfall fair festzusetzen. Allerdings enthalten die meisten Excel-Tabellen diese Zusatzinformationen nicht.

Bei diesem Vorgehen ist es schwer, das unternehmensweite Budget zu kontrollieren, bzw. es ist nur recht „starr“ möglich. Natürlich kann man festlegen, dass jedes Team im Schnitt die 3 Prozent einhalten muss, und das per Excel-Formel kontrollieren. Doch gerade bei kleinen Teams führt das dazu, dass eine überdurchschnittliche Erhöhung für besonders leistungsfähige Mitarbeitende stark zu Lasten anderer gehen würde, die sich eigentlich nichts zu Schulden kommen lassen haben.

Verzichtet man aber auf „Teambudgets“, kann die Planung schnell außer Kontrolle geraten. Denn im nächsten Schritt gehen die Excel-Sheets der verschiedenen Bereiche zurück an die Personalabteilung, wo sie konsolidiert werden müssen. Meist werden die zahllosen Einzeldateien hier in einer großen Tabelle zusammengeführt – und oftmals stellt sich erst dann heraus, dass die Summe der Anpassungen das vorgegebene Budget überschreitet. Also gehen die Sheets zur Bearbeitung an die Führungskräfte retour.

Mit anderen Worten: Es ist ein umständlicher Prozess, bei dem viele Tabellen per Mail hin- und hergeschickt werden, was nebenbei Fragen zur Datenschutzkonformität dieses Vorgehens aufwirft. Zudem ist es extrem fehleranfällig, weil für die Zusammenstellung die Daten kopiert werden müssen. Während viele große Organisationen diesen Prozess automatisiert und digitalisiert haben, müht sich die Mehrzahl der nicht tarifgebundenen oder tarifangelehnten KMU nach wie vor mit solchen aufwendigen Einzelschritten ab.

Administrativer Aufwand deutlich unterschätzt

Dass sich das umständliche Vorgehen bei vielen Unternehmen hält, hat einen Grund: Anders als beim Recruiting oder bei Weiterbildungen ist die Gehaltsanpassung ein Ereignis, das in der Regel nur einmal im Jahr stattfindet. Die Vergütungsrunde ist also kein Routineprozess. Während beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder auch die Zeiterfassung überwiegend digitalisiert sind, steht die jährliche Gehaltsrunde im wahrsten Sinne des Wortes noch auf einem anderen Blatt.

Weil die Gehaltsrunde eben relativ selten ansteht, werden der Arbeitsaufwand, die fehlende Transparenz und auch die fehlende Compliance (Stichwort Entgelttransparenzgesetz) in Kauf genommen, obwohl digitale Lösungen zur Gehaltsanpassung und Gehaltsrunde sicherer und komfortabler wären.

Wie sieht eine digitale Gehaltsrunde aus?

Die jährliche Vergütungsrunde in einem nicht-tarifgebundenen oder tarifangelehnten Betrieb kann HR effektiv unterstützen, indem entsprechende Software für die Gehaltsanpassung eingesetzt wird.

Die Anpassung der Software sollte flexibel sein und nach Unternehmensvorgaben gestaltet werden können. Wichtige Funktionalitäten, die enthalten sein sollten:

• Vorgabe einer einheitlichen oder bereichs-/länderspezifischen Budgetsumme für die Anpassungen
• Information über aktuelle Gehaltsdaten (monats- oder jahresbezogen) der Mitarbeitenden mit allen fixen und variablen Bestandteilen
• Idealerweise Angabe von Vorjahresdaten, letzten Erhöhungen und statistischen Daten wie einer relativen Lage im für die Position vorgesehenen Gehaltsband sowie optimalerweise Leistungsdaten
• Möglichkeit, seitens HR ein Regelwerk oder eine Empfehlungsmatrix zu hinterlegen als Entscheidungshilfe für Führungskräfte zur Umsetzung der aktuellen Vergütungsrichtlinien, sodass die Führungskraft eine Anpassungsentscheidung nicht nach Gefühl, sondern strukturiert vornehmen kann. Beispiel: Eine Mitarbeitende mit niedriger Lage im Gehaltsband, die aber eine überdurchschnittliche Leistung erbringt, kann im vorgegebenen Rahmen von drei Prozent Gesamtbudget durchaus fünf Prozent mehr erhalten. Einem Mitarbeitenden mit schlechter Leistung, aber hoher Lage im Gehaltsband, kann die Führungskraft dagegen nur zwischen null oder ein Prozent zuweisen.
• Berechtigungskonzept, sodass die einzelne Führungskraft nur auf die Daten ihrer Mitarbeitenden Zugriffsrechte hat.
• Die Führungskraft verteilt das Budget zum Beispiel in Form von Einmalzahlungen, einmaligen Lohnerhöhungen oder in Form eines variablen Anteils.
• Wenn sich die Führungskraft nicht an die Budgetsumme hält, macht das System sie darauf aufmerksam oder blockiert die Eingabe.
• Die Daten auf der Plattform verlassen nie das System. Mithilfe von Berechtigungen können Führungskräfte, HR-Mitarbeiter und Genehmiger nur die Daten ihres eigenen Verantwortungsbereiches einsehen. Durch ein einheitliches IT-System sind diese Daten zudem jederzeit aktuell und verfügbar. Daher entspricht dieses Vorgehen den Regeln der Datenschutzgrundverordnung – im Gegensatz zum „Hin-und-Her-Mailen“ von Excel-Tabellen.
• Leistungsdaten können über Schnittstellen hochgeladen werden oder sind ggf. direkt im allgemeinen HR-System verfügbar, in dem auch die Gehaltsanpassung digital erfolgt.

Datenschutzkonform und valide

Unterm Strich vereinfacht die passende Gehaltsrunden-Software dank automatisierter Prozesse die Planung für das nächste Jahr von Beginn an. Vor allem sind die Planungen valide, weil das Budget nicht überschritten werden kann – anders als bei den Eintragungen in Excel-Tabellen.

Außerdem macht ein Modul für die Vergütungsrunde die Anpassung transparent und gerechter, weil Leistung und relative Lage im Gehaltsband berücksichtigt werden sowie die Einhaltung von Vergütungsrichtlinien gewährleistet ist. Nicht zuletzt sichert eine spezielle Software ein datenschutzkonformes Vorgehen, da die Mitarbeiterdaten nicht über den E-Mail-Server laufen.

Autorin: Christiane Siemann, im Auftrag von All der One HR und der Personalwirtschaft

Überarbeitung: Dominik Josten, All for One HR

Dieser Beitrag erschien zuerst auf www.personalwirtschaft.de