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A1-Antrags-App für SAP HCM
Effiziente Beantragung von A1-Bescheinigungen für Dienstreisen. Direkt auf dem Handy und in SAP HCM.
Das Fehlen einer A1-Bescheinigung auf Dienstreisen kann eine Menge Probleme bergen. Damit die Reise nicht zur Odyssee wird, gilt es einiges zu beachten.
Die Pandemie hat Dienstreisen und Entsendungen lange Zeit so gut wie auf Eis gelegt. Und damit auch das Thema der A1-Bescheinigung.
Zwar ist der A1 für viele Unternehmen schon lange gelebte Routine, bei vielen ist das Bewusstsein dafür aber erst kurz vor der Pandemie überhaupt so richtig entstanden und dann durch das vollständige Erliegen der Reisen aber auch gleich wieder verschwunden.
Wir rufen das Thema in Erinnerung und haben für Sie fünf häufige Irrtümer rund um die A1-Bescheinigung bei Dienstreisen zusammengestellt.
1. „A1-Bescheinigungen braucht man doch nur für längere Aufenthalte, oder?“
Im sozialversicherungsrechtlichen Sinne ist jede Dienstreise eine Entsendung. Somit ist auch für jede Dienstreise, unabhängig von Art und Dauer, eine A1-Bescheinigung für Reisen innerhalb der EU, des EWR und in die Schweiz zu beantragen. Dies gilt für die einwöchige Dienstreise nach Spanien genauso wie für das 2-tägige Teammeeting bei der Tochtergesellschaft in den Niederlanden. Leider auch dann, wenn Ihr Vertriebsleiter nur für ein 2-stündiges Kundengespräch flugs mit dem Auto über die Grenze nach Österreich fährt.
Auch in diesen Fällen kommen Sie um den A1-Prozess nicht herum:
- Reisezeitraum verkürzt, verlängert oder verschiebt sich (-> A1 muss angepasst werden)
- Mitarbeitende im Auslandsurlaub stornieren Urlaubstage, um zu arbeiten
- Mitarbeitende wollen für einen längeren Zeitraum im Ausland arbeiten*
* In diesem Fall müssen u. U. weitere Themen beachtet werden wie Lohnsteuerpflicht, Betriebsstättenproblematik etc.
Bleiben wir aber beim Kern der A1-Thematik. Zum Glück gibt es die Möglichkeit, A1-Dauerbescheinigungen zu beantragen, wenn Mitarbeitende regelmäßig im Ausland unterwegs sind. Egal, ob Ihr Projektmitarbeiter für einen begrenzten Zeitraum immer wieder an verschiedene Orte reist, Ihre Geschäftsführerin eine Woche im Monat am Auslandsstandort verbringt oder Ihre LKW-FahrerInnen regelmäßig Touren ins Ausland fahren.
Diese Dauerbescheinigungen sind aber kein Freibrief, um die Bürokratie zu umgehen, sondern an strikte Voraussetzungen gebunden. Die Reise muss „regelmäßig wiederkehrend und geplant“ sein. Mindestens einmal im Monat oder fünfmal im Quartal in einem oder mehreren EU-Mitgliedsstaat(en).
Dann kann bei der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenkasse Ausland) die A1-Dauerbescheinigung (Vordruck GME1) für alle betroffenen Mitgliedsstaaten beantragt werden, und es ist für deren Gültigkeitsdauer keine Einzelbeantragung pro Reise mehr nötig.
2. „A1-Bescheinigungen sind doch nur unnötige Bürokratie.“
Das Ziel des Gesetzgebers, mit Maßnahmen wie den A1-Bescheinigungen Lohndumping durch Entsendung von Billiglohnkräften zu reduzieren, ist nachvollziehbar. Ebenso aber auch die Kritik, mit den pauschalen Bestimmungen ein bisschen übers Ziel hinausgeschossen zu sein, als auch qualifizierte Fachkräfte aus Hochlohnländern von den Regelungen erfasst wurden. Aber es hilft ja nichts: Wenn Ihre Mitarbeitenden im Ausland einen Arbeitsunfall haben und die Unfallversicherung im Heimatland sich weigert, die entstandenen Krankheitskosten wegen fehlender A1-Bescheinigung zu übernehmen, hört der Spaß auf. Für Sie und die betroffenen Reisenden.
Mit der A1 wird der Verbleib im heimischen Sozialversicherungssystem bestätigt und eine Doppelversicherung im Ausland vermieden. Ja, der bürokratische Aufwand ist hoch, doch sich im Schadensfall mit Krankenkassen, Berufsgenossenschaften oder ausländischen Behörden herumzuschlagen, ist deutlich zeitintensiver und nerviger.
Was tun, wenn eine Dienstreise sehr kurzfristig anberaumt ist? In Deutschland haben die Sozialversicherungsträger laut Gesetz drei Arbeitstage Zeit, dem Unternehmen die A1-Bescheinigung zu übermitteln. Planen Sie diesen Zeitraum bei der Beantragung ein. Sollte es zeitlich nicht klappen, geben Sie den Reisenden eine Kopie der Beantragung inkl. Sendebestätigung mit und reichen die A1-Bescheinigung nach. Manche Länder, z. B. Polen und Italien, lassen dieses Prozedere durchgehen. Aber Achtung: andere Länder wie beispielsweise Luxemburg nicht. Die Regeln sind in jedem Land anders. Wir empfehlen, es nach Möglichkeit nicht drauf ankommen zu lassen!
Gleiches gilt übrigens auch für die teilweise verbreitete Strategie, sich auf die grundsätzlich bestehende Möglichkeit der nachträglichen Beantragung zu verlassen. Hier sind die nationalen Vorschriften sehr unterschiedlich und Sie setzen sich möglicherweise der Rechtsunsicherheit aus, ob und ggfs. unter welchen Bedingungen die erst nachträglich beantragte Bescheinigung anerkannt wird.
3. „Die A1-Bescheinigung wird doch eh nicht kontrolliert.“
Leider doch. Es gibt zwar keine generelle Pflicht, das Entsendeformular A1 auf Dienstreisen mitzuführen. Dennoch wird es dringend empfohlen. Der Grund: In verschiedenen EU-Mitgliedsstaaten bestehen nationale Nachweis- und Mitführungspflichten, die zwingend zu beachten sind und etwa bei Einreise per Flug oder Bahn sowie auch sporadisch auf Messen oder in Hotels tatsächlich kontrolliert werden.
Österreich beispielsweise kassiert zwischen 1.000 und 10.000 Euro vom Unternehmen und den betroffenen Dienstreisenden, wenn bei einer Kontrolle die A1-Bescheinigung nicht vorliegt. Frankreich bittet den Mitarbeitenden mit 3.269 Euro zur Kasse.
Ferner ist die Entsendebescheinigung A1 vor Ort oft die „Eintrittskarte“ zum Betriebs-, Messegelände oder für die Baustelle. Stellen Sie sich den verzweifelten Anruf Ihres Mitarbeiters vor, der in Barcelona vor den Toren des Kunden steht und nicht auf den Hof gelassen wird!
Apropos nationale Bestimmungen: Mit dem A1-Formular allein ist es teilweise noch nicht einmal getan, da manche Länder zusätzliche Registrierungspflichten etabliert haben. So ist für Frankreich das Online-Registrierungs-Portal SIPSI zwingend zu beachten, für Belgien das Portal Limosa.
Als Arbeitgeber müssen Sie sich im Vorfeld der Dienstreise genauestens mit den nationalen Gegebenheiten auseinandersetzen. Lediglich darauf zu hoffen, dass nicht kontrolliert wird, kann leider zu bösen Überraschungen führen.
4. „Mit unserem Travel Management System läuft das mit dem A1 doch bestimmt automatisch!“
Tatsächlich ist das bisher leider nur selten der Fall, auch nicht, wenn moderne Tools zur Reiseplanung und Abrechnung eingesetzt werden. Und genau hier entsteht das Problem. Zentrale Stellen, egal ob im Personalwesen oder in einer „Global Mobility“-Abteilung, haben keine Transparenz über die Reisepläne der Mitarbeitenden, letztere sind sich wiederum der Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung oft gar nicht bewusst.
Daher ist ein einfacher, transparenter Prozess zur Ankündigung von Dienstreisen sehr empfehlenswert. Kommunizieren Sie diesen und die Brisanz des A1-Antrags regelmäßig an Ihre Führungskräfte und Ihre Belegschaft. So schaffen Sie die Sensibilität, damit auch bei der kleinsten grenzüberschreitenden Tätigkeit bei Ihren Mitarbeitenden die Alarmglocken läuten und sich die zuständigen Stellen Ihres Unternehmens rechtzeitig um die Formalien kümmern können.
5. „Zum Glück reisen wir vor allem nach Asien, da kommen wir um die A1-Bescheinigungen herum.“
Zwar ist das genau genommen kein Irrtum im wortwörtlichen Sinne, weil sich die A1-Bescheinigung tatsächlich ausschließlich auf Reisen innerhalb Europas, des EWR und der Schweiz erstreckt. Das heißt aber nicht, dass für Dienstreisen außerhalb Europas keine Sozialversicherungsbescheinigung benötigt wird. Sie heißt dann nur anders und ist abhängig davon, ob mit dem jeweiligen Land ein Sozialversicherungsabkommen besteht. So gibt es z. B. für Reisen in die USA die Entsendebescheinigung D/USA 101 und für China die Bescheinigung VRC/D 101.
Wenn es in ein sogenanntes vertragsloses Ausland geht, mit dem kein Sozialversicherungsabkommen besteht, so lassen Sie sich dennoch von der zuständigen Einzugsstelle das Vorliegen einer Entsendung im Sinne einer „Ausstrahlung“ gem. § 4 SGB IV bestätigen.
Fazit
Auch wenn es nerven sollte: Bei Dienstreisen gehört die A1-Bescheinigung genauso selbstverständlich ins Gepäck wie die Zahnbürste - Prophylaxe ist alles!
Beantragen Sie den A1 und vergleichbare Bescheinigungen im Vorfeld. Sorgen Sie für einen klaren, einfachen Melde- und Beantragungsprozess und sensibilisieren Sie Ihre Dienstreisenden. Dann wird das mit der A1-Bescheinigung bald genauso in Fleisch und Blut übergehen wie das Zähneputzen. Damit das Reisen auch morgen noch Spaß macht!
