Tipps für das Entlassungsmanagement

Offboarding gut vorbereiten: mit Empathie und Klarheit durch das Kündigungsgespräch.

Laut Clemens Fuest, dem Präsidenten des ifo Instituts, „gehören Entlassungen und die Verlagerung von Arbeitskräften inzwischen in einigen Branchen leider zum normalen wirtschaftlichen Strukturwandel“[1]. In wirtschaftlich schwierigen, von Transformation und Umstrukturierungen geprägten Zeiten müssen sich Personaler regelmäßig mit der Sozialauswahl befassen und betriebsbedingte Kündigungen umsetzen. In diesen Fällen ist HR nicht nur gefordert, Verträge rechtlich sauber aufzulösen – sei es aufgrund von Personalabbau oder der Neuausrichtung des Unternehmens. Personaler stehen auch vor der schwierigen Aufgabe, die Kündigung einfühlsam und professionell zu kommunizieren.

Denn anders als im Film „Up in the Air“[2], wo George Clooney alias Ryan Bingham diese Aufgabe als Dienstleister ungerührt übernimmt, können (und sollten) Personaler diese nicht delegieren. Das kann zwar emotional belasten, ist aber dennoch als Auftakt des Offboardings eine der letzten Möglichkeiten, das Unternehmen auch in schwierigen Situationen von seiner besten Seite zu zeigen.

Gute Gründe für Sorgfalt beim Offboarding

Ein sorgfältig vorbereitetes und wertschätzendes Entlassungsmanagement lohnt sich in verschiedener Hinsicht:

• Es trägt zu einem stabilen psychischen Zustand bei den Betroffenen bei. Den Arbeitsplatz zu verlieren, wird von Mitarbeitenden als Krise erlebt, nicht selten begleitet von Selbstzweifeln, Wut oder gar Verzweiflung. Den ersten Schock im Rahmen der eigenen professionellen Möglichkeiten aufzufangen, kann sehr herausfordernd sein.
• Die Reputation des Unternehmens nimmt keinen Schaden. Gekündigte Mitarbeitende gehören zwar dem Unternehmen nicht mehr an, aber sie sind nicht aus der Welt. Sie werden ihrem privaten und beruflichen Umfeld mitteilen, wie sie die Kündigung erlebt haben. Soziale Netzwerke bis hin zu Arbeitgeberbewertungsplattformen tun ihr Übriges. Die Erfahrungen während des Offboardings können daher die Außenwahrnehmung Ihres Unternehmens beeinflussen.
• Die Mitarbeitenden bleiben motiviert. Ein ungeschicktes oder unfaires Entlassungsgespräch oder gar Fälle von Quiet Firing[3] sprechen sich intern herum und wirken sich erheblich auf die Employee Experience und das Betriebsklima aus. Auch in dieser Hinsicht ist Umsicht geboten.

Bereiten Sie Trennungsgespräche gut vor

Für Sie als Personaler gehört das Offboarding zu Ihren Aufgaben, für die Sie im Laufe der Zeit eine gewisse Routine entwickelt haben. Die Betroffenen hingegen erleben das Trennungsgespräch als einschneidendes persönliches Ereignis. Dem werden Sie gerecht, indem Sie sich auf jedes Gespräch gut vorbereiten. Begrüßen Sie die Mitarbeitenden mit Namen – lesen Sie diese bitte nicht ab. Ebenso sollten Sie sich wesentliche Informationen zu Ihrem Gegenüber, etwa den persönlichen Hintergrund und die Betriebszugehörigkeit, einprägen und parat haben.

Legen Sie sich alle Unterlagen bereit und stecken Sie im Vorfeld den Verhandlungsrahmen ab: Müssen Sie eine Abfindung anbieten und wie hoch kann diese sein? Soll die Kollegin oder der Kollege freigestellt werden? Eine Freistellung mit sofortiger Wirkung ermöglicht den Betroffenen, die Kündigung erst einmal zu verdauen. Sie kann aber auch für erhebliche Unruhe sorgen. Hier gilt es abzuwägen:

• Wie wirkt sich die Freistellung auf das Team aus? Der Schock, wenn Kollegen von jetzt auf gleich ihren Schreibtisch räumen, ist sicher groß. Möglicherweise wäre der Schaden aber noch größer, wenn sie ihre Sicht der Dinge am Arbeitsplatz verbreiten und über Wochen die Stimmung herunterziehen.
• Wie gelingt die Übergabe am besten? Damit reibungslos weitergearbeitet werden kann, müssen gekündigte Mitarbeitende in der Regel Aufgaben übergeben. Eine Übergangsphase kann für Kontinuität sorgen. Dazu sollten Sie das Kündigungsgespräch allerdings so führen, dass es den Mitarbeitenden möglich ist, sich ohne Gesichtsverlust und Groll weiter einzubringen, was nicht immer möglich sein wird.
• Wie können Gekündigte die Situation am besten verarbeiten? Für die einen bietet eine Freistellung genau den Freiraum, den sie brauchen. Andere empfinden den Schock noch intensiver, wenn sie von heute auf morgen nicht mehr zur Arbeit kommen sollen.

Besetzen Sie das Trennungsgespräch richtig

Neben Ihnen als Personaler wird eine Führungskraft oder ein Vertreter des Managements am Kündigungsgespräch teilnehmen. Während Sie alle Details nennen, spricht die vorgesetzte Person die Kündigung aus. Das kann die direkte Führungskraft sein oder eine weiter entfernte Person aus dem Management. Für die Teamleitung spricht, dass sie die Mitarbeitenden persönlich näher kennt und eher die nötige Sensibilität in dieser schwierigen Situation mitbringt. Auf der anderen Seite kann es das gesamte Team belasten, wenn der Leitung der „schwarze Peter“ zugeschoben wird. Spricht ein höher gestelltes Mitglied des Managements die Kündigung aus, schlagen die Wellen möglicherweise weniger hoch.

Offboarding: nicht um den heißen Brei herumreden

Im Gespräch selbst wird die Trennungsbotschaft klar und ehrlich formuliert. Es sollte nicht länger als eine Viertelstunde dauern und läuft sowohl bei einer betriebsbedingten als auch bei einer leistungs- bzw. verhaltensbedingten Kündigung ähnlich ab:

1. Sie sprechen die Kündigung aus.
2. Sie legen die Gründe knapp und nachvollziehbar dar und beschönigen nichts.
3. Sie hören die Betroffenen an, lassen sich aber nicht auf eine Diskussion ein.
4. Sie klären, wie laufende Projekte übergeben werden können, und vereinbaren dazu die nächsten Schritte.
5. Sie sichern Unterstützung zu, soweit es in Ihren Möglichkeiten liegt. Konkrete Angebote können Sie vorbereiten.
6. Sie legen einen Folgetermin fest für weitere Details wie etwa Übergaben und einen Aufhebungsvertrag.

Auch wenn sie gut begründet sind: Kaum ein Personaler spricht gerne Kündigungen aus. Umso wichtiger, dass Sie die Gespräche gut vorbereiten sowie wertschätzend und professionell durchführen. Denn wenn Sie im Guten auseinandergehen, beugen Sie zusätzlichem Frust bei den Mitarbeitenden vor. So vermeiden Sie, dass Ihr Ruf als Arbeitgeber intern und extern Schaden nimmt.

[1] https://www.tagesschau.de/wirtschaft/fuest-wirtschaftswachstum-bundestagswahl-donald-trump-100.html

[2] https://de.wikipedia.org/wiki/Up_in_the_Air

[3] https://www.zdf.de/nachrichten/ratgeber/stille-kuendigung-quiet-firing-100.html