Teambuilding ohne Hals- und Beinbruch

Ob Weihnachtsfeier oder Teamevent: Die Planung von Veranstaltungen zählt zu den Aufgaben von HR. So erhöhen Sie die Sicherheit für Ihre Mitarbeitenden.

Für die einen steigt die Vorfreude, bei den anderen die Anspannung: Je größer das Unternehmen und je höher die Erwartungen an Ihr Firmenevent, desto anspruchsvoller wird es für die Personalabteilung. Führen Sie und Ihre Mitarbeitenden sich dann noch vor Augen, was alles die Veranstaltungssicherheit gefährden kann, hätten Sie möglicherweise die nächste Feier am liebsten schon hinter sich: Im Sommer 2023 ließ ein Unwetter bei einer Party in Nürnberg Schirme und Pavillons durch die Gegend fliegen. Unter den zwölf Verletzten gab es sogar einen Schwerverletzten. Im selben Jahr geriet die Weihnachtsfeier bei Airbus Atlantic in Westfrankreich für Mitarbeitende und Personaler:innen zum Horror schlechthin: Mehr als 700 Beschäftigte verdarben sich den Magen und meldeten sich wegen Symptomen wie Erbrechen und Durchfall krank. Mit unseren Tipps minimieren Sie das Risiko, dass etwas schiefgeht – damit die Feier für Sie und alle Gäste in guter Erinnerung bleibt und so einen positiven Beitrag zur Employee Experience leistet.

Veranstaltungssicherheit auf dem Firmengelände

Als Veranstalter sind Sie für die Sicherheit des Veranstaltungsorts verantwortlich, doch ein Sicherheitskonzept brauchen Sie in der Regel nicht. Laut § 43 der Versammlungsstättenverordnung ist dies erst für Veranstaltungen ab 5.000 Teilnehmenden erforderlich. Allerdings müssen Sie Veranstaltungen mit öffentlichem Charakter, wie etwa einen Tag der offenen Tür, ein Sommerfest oder eine Firmenfeier, genehmigen lassen. Findet die Veranstaltung auf dem Betriebsgelände statt, gilt das ArbSchG mit der ArbStättV. Sie müssen vor allem sicherstellen, dass sich die Teilnehmenden bei Gefahren schnell in Sicherheit bringen können. Sorgen Sie dafür, dass man von überall über einen Fluchtweg von maximal 35 Metern einen gesicherten Bereich, wie z. B. einen anderen Brandabschnitt oder einen Treppenraum, erreichen kann. Bei bis zu 300 Personen muss der Fluchtweg mindestens 1,8 Meter breit sein. Alle Türen auf den Fluchtwegen müssen sich leicht von innen öffnen lassen.

Weitere Anforderungen ergeben sich u. a. aus den Versammlungsstätten- bzw. Sonderbauverordnungen der Bundesländer – sowie aus nahezu 90 weiteren speziellen Vorschriften auf EU-, Bundes- und Länderebene zur Veranstaltungssicherheit. Behalten Sie auch die Verkehrssicherungspflicht im Hinterkopf. Achten Sie also beispielsweise darauf, dass im Winter die Wege auf dem Betriebsgelände auch nach der Party gestreut und geräumt sind.

Wie weit aber reicht Ihre Fürsorgepflicht? Welche Kriterien müssen erfüllt sein, damit die Unfallversicherung eintritt? Weitere rechtliche Aspekte für Ihre Betriebsfeier haben wir hier zusammengestellt.

Richtig lecker! Hygieneregeln einhalten

Unwahrscheinlich, dass Sie sich für Ihre Weihnachtsfeier oder Ihr Sommerfest selbst in die Küche stellen. Ihr Caterer ist dafür verantwortlich, dass Speisen in einwandfreiem Zustand bei Ihnen angeliefert werden. Allerdings geht die hygienerechtliche Verantwortung und damit auch die Verantwortung für die Veranstaltungssicherheit auf Ihr Unternehmen, den Veranstalter der Feier, über, sobald die Speisen bei Ihnen gelagert, erwärmt, angerichtet und ausgegeben werden. Speziell die Bewirtung durch betriebseigenes Personal birgt gewisse Risiken. So schützen Sie sich:

• Wählen Sie Speisen, die sich unkompliziert in wenigen Schritten zubereiten lassen.
• Verzichten Sie auf kritische Lebensmittel wie rohe Eier, rohen Fisch, rohes Fleisch, leicht verderbliche Milchprodukte, Backwaren mit nichtdurchgebackener Füllung, Speiseeis, Feinkostsalate und Sprossen.
• Wollen Sie dennoch entsprechende Produkte servieren, achten Sie besonders auf eine unterbrechungsfreie Kühlung, um die Vermehrung von Bakterien zu unterdrücken.
• Besorgen Sie das Essen möglichst erst kurz vor Ihrem Event und bereiten Sie Speisen kurzfristig zu. Decken Sie diese bei der Lagerung immer ab.
• Für alle Lebensmittel: Halten Sie die Kühlkette ein.
• Entsorgen Sie Speisereste unverzüglich in verschließbaren Behältern.
• Achten Sie durchgehend auf die Hygiene. Verwenden Sie Einmalhandtücher und wechseln Sie Wisch- und Trockentücher lieber einmal zu viel als zu wenig.
• Halten Sie Ihr Personal an, sich regelmäßig die Hände zu waschen.
• Beteiligen Sie Mitarbeitende, in deren Familien „Magen-Darm rumgeht“, auf keinen Fall an der Essenszubereitung und -ausgabe.

Die Tücken des Buffets

Was gibt es Schöneres als ein Buffet mit verlockenden Speisen? Das Auge isst mit, wenn Antipasti-Platten, diverse warme Speisen, appetitliche Salate, raffinierte Desserts und der Schokobrunnen warten. Für Sie als Veranstalter birgt das allerdings Schwierigkeiten: Die Lebensmittel sind über längere Zeit der Raumtemperatur ausgesetzt und die Gäste kommen unmittelbar mit den Speisen in Kontakt. Wer sich aus dem Brotkorb bedient, atmet auch auf die Backwaren, die er oder sie nicht nimmt. Wer Schokolade über seinen Fruchtspieß rinnen lässt, kann niesen oder husten und den Brunnen mit Krankheitserregern belasten. Mit etwas Umsicht umschiffen Sie Hygieneklippen:

• Sie minimieren die Risiken Ihrer Betriebsfeier mit Buffet oder auch bei einem Brunch, wenn Sie für jede Speise Vorlegebesteck wie Zangen, Schöpflöffel und Gabeln bereithalten. Ideal sind leicht zu reinigende Geräte zum Beispiel aus Edelstahl – nicht aus Holz – mit langen Griffen.
• Lassen Sie das Buffet lieber häufiger nachfüllen, sodass die zuerst angerichteten Speisen auch zuerst verzehrt werden.
• Warme Speisen sollten unbedingt dauerhaft über 65 Grad erhitzt werden, denn im Bereich zwischen 10 und 65 Grad vermehren sich Bakterien besonders gut und schnell.
• Planen Sie Brunch und Buffet so, dass es weder der Sonne ausgesetzt ist noch in der Nähe der Toiletten, Waschräume oder Garderobe angerichtet wird.
• Ordnen Sie die Speisen großzügig und versetzt an, sodass sie für Ihre Gäste gut zu erreichen sind und nicht vermischt werden. Zusätzliche Sicherheit bieten ein Husten-/Spuckschutz sowie Glasglocken und ähnliche Abdeckungen.

Feuerwerk nur mit Ausnahmegenehmigung

Sie möchten Ihre Mitarbeitenden, nachdem sie gut gegessen haben, mit einem Highlight überraschen? Je nachdem, was es zu feiern gibt, bietet sich dazu ein Feuerwerk an. Am besten, Sie bestellen einen Pyrotechniker oder eine Pyrotechnikerin. Nicht nur, weil gelernt eben gelernt ist, sondern auch, weil Sie dann automatisch auf der sicheren Seite sind. Zünden Sie das Feuerwerk selbst, müssen Sie sich bei der Stadt oder Gemeinde eine Ausnahmegenehmigung besorgen.

Es gilt, an einiges zu denken, damit bei Ihrem Firmenevent nichts anbrennt. Am besten genießen Sie selbst die Feier, wenn Sie Dienstleister mit der Planung und Durchführung betrauen. Wenn Sie eine Location buchen, müssen Sie lediglich daran denken, sich über die Kapazitäten und dort geltende Regeln zu informieren und Ihre Mitarbeitenden entsprechend zu informieren. Sollten Sie die Sache lieber selbst in die Hand nehmen, wissen Sie nun immerhin, an was Sie hinsichtlich der Veranstaltungssicherheit denken sollten. In diesem Sinne: Feiern Sie schön!