Definition, Aufgaben, Vorteile, Beteiligte, Prozessschnittstellen, Herausforderungen, Software und mehr
Nachfolgeplanung oder Nachfolgemanagement bezeichnet den Prozess der gesteuerten Planung von Nachfolgern auf Stellenfunktionen bzw. Schlüsselpositionen, wenn die bisherigen Stelleninhaber nicht mehr zur Verfügung stehen. Sei es durch Verlassen der Firma, Wechsel auf eine andere Position oder Gründe wie Berufsunfähigkeit. Dies beinhaltet die Identifikation der wichtigsten Positionen im Unternehmen, der Definition der Anforderungen an diese Stellen sowie die Identifikation und Entwicklung passender Nachfolger bzw. Sukzessoren.
Mit der Nachfolgeplanung sorgen Unternehmen für den Fall vor, dass wichtige Mitarbeitende nicht mehr auf ihrer Stelle verfügbar sind, sei es durch Abwanderung, Versetzung, Eintritt in das Rentenalter oder anderen ungeplanten Ereignissen.
Nachfolgeplanung ist Bestandteil der Personenwicklung bzw. des Talent Managements eines Unternehmens.
Aufgabe der Nachfolgeplanung ist die Identifikation und Weiterentwicklung von geeigneten Nachfolgern. Diese können z. B. in sogenannten Talent Pools zusammengefasst werden, aus denen geeignete Nachfolger identifiziert und entwickelt werden können. Die Talent Pools dienen der thematischen Zuordnung (z. B. Ingenieure oder Nachwuchsführungskräfte) und können gemeinsam weiterentwickelt werden.
Einflussfaktoren bei der Ermittlung von Schlüsselpositionen sind u.a. die Relevanz im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung, benötigte Kompetenzen und Erfahrung, Zeitaufwand und Kosten zur Neubesetzung der Stelle, die Größe des Verantwortungsbereichs, das Verlustrisiko und die Auswirkungen des Verlusts, das Altersrisiko sowie die Entwicklungen am Arbeitsmarkt.
Nach der Ermittlung der Positionen werden die Anforderungen an die Stelle sowie an potentielle Nachfolger identifiziert. Eine digitale Datenbasis unterstützt die transparente Identifikation der Nachfolgekandidaten. Hilfreich bei der Entscheidung für einen Kandidaten sind u.a. Leistungsbeurteilungen und Potentialanalysen oder -beurteilungen, Kompetenzprofile der Mitarbeiter sowie weitere Informationen aus den Karriereplänen der Mitarbeiter und aus Mitarbeitergesprächen.
Ein Soll-Ist-Vergleich mit dem Anforderungsprofil der Stelle deckt schließlich Entwicklungsfelder der Sukzessoren auf. Für die Vorbereitung auf die potentielle künftige Stelle werden Entwicklungsmaßnahmen verfolgt.
Eine Einarbeitung beginnt im Idealfall bereits schrittweise im Vorfeld. Mögliche Nachfolgekandidaten sind in die Kernaufgaben, Problemstellungen und Entscheidungen des Stelleninhabers einzubeziehen. Bei der letztendlichen Auswahl der Nachfolger ist darauf zu achten, dass Kandidaten selbst bereit sind und auch die Akzeptanz von Führungskräften, Kollegen und unterstellten Mitarbeitern haben. Wird eine Nachfolge schließlich umgesetzt, ist auch auf einen wertschätzenden Austritt des Vorgängers aus dem Unternehmen oder in eine andere Funktion ist zu achten.
Mit einer langfristigen, meist über mehrere Jahre angelegten Planung soll das Risiko und die Auswirkungen des Verlusts von Mitarbeitern minimiert werden. Gerade der Gesamtüberblick über alle Nachfolge-Aktivitäten ist wichtig, um auch ggf. Nachfolger für Nachfolger einplanen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße lohnt sich eine Software-Unterstützung, da die Verkettung der Nachfolgeeinplanungen zu komplex wird.
Üblicherweise liegt die Planung und Steuerung der Nachfolge im Bereich Personal. Sie wissen am besten, welche Stellen welches Anforderungsprofil beinhalten und auch, welche Personen im Unternehmen geeignet für die Nachfolgepositionen sein könnten. Dazu fällt in ihren Bereich die gezielte Weiterentwicklung der Nachfolger auf die identifizierten Positionen bzw. Stellenprofile.
Meist werden zusammen mit dem HR die Schlüsselpositionen definiert, für welche unbedingt eine geregelte Nachfolgeplanung erfolgen soll. Diese könne sich im Laufe der Zeit verändern - je nach dem, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und welche strategische Ausrichtung geplant ist.
Auch Führungskräfte spielen bei der Identifikation von Nachfolgekandidaten eine wichtige Rolle. Sie kennen einerseits die Mitarbeiter und wissen wer über hohes Potential verfügt. Andererseits kennen Sie auch die Anforderungen einer Stelle und das Umfeld. Zudem versorgen sie HR mit wichtigen Talentinformationen, zum Beispiel über Leistung, Potential und Karrierewünsche der Mitarbeiter.
Ein Match zwischen Mitarbeiterwünschen und Nachfolgeplänen des Unternehmens ist optimal. Das erhöht Bindung und Motivation der Belegschaft. Neben den erwähnten Talentinformationen sind Mitarbeiter gefragt, wenn es um ihre Karrierewünsche geht und wie sie diese am besten mit Entwicklungszielen erreichen können, auch mit Unterstützung der Führungskraft.
Folgende Herausforderungen und Stolperfallen können bei der Nachfolgeplanung auftreten:
Auch im Bereich Nachfolgemanagement finden sich neue Themen als Trends wieder:
Alle Ergebnisse der Personalentwicklung bzw. von Talent Management Prozessen. D.h. konkret:
unterstützen den Nachfolgeprozess, um passende Nachfolger für die Anforderungen der Schlüsselposition zu identifizieren.
Dazu unterstützt die betriebliche Weiterbildung, um die identifizierten Nachfolger auf die zukünftigen Aufgaben vorzubereiten und weiterzuentwickeln.
Oft existiert die Nachfolgeplanung nur im Kopf der verantwortlichen Personaler oder der Geschäftsführung. Eine klare Übersicht zu Fähigkeiten und Wünschen der Mitarbeiter vs. der angedachten Nachfolgeplanung gibt es nicht. Eine Software, wie z. B. SAP SuccessFactors Entwicklung und Nachfolge, kann hierbei gute Unterstützung leisten. Sie dokumentiert transparent und übersichtlich, wer sich auf welcher Positionen momentan befindet, für welche zukünftige Stelle der jetzige Stelleninhaber nominiert ist und wie seine Fertigkeit und Fähigkeiten aussehen bzw. in Zukunft entwickelt werden sollen.